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6 rôles à assigner pour une rencontre d’équipe efficace

Est-ce qu’il vous est déjà arrivé de terminer une rencontre d’équipe avec plusieurs questions en tête, telles que  : Qu’est-ce qui a été décidé finalement? Quelles sont les prochaines étapes? Qui doit faire quoi maintenant? Lorsque je fais des diagnostics organisationnels chez nos clients, je vous confirme que c’est une situation qui ressort assez souvent. Pourquoi? Peut-être parce qu’on ne voit pas le besoin de planifier nos rencontres pour qu’elles soient efficaces, considérant qu’elles font partie intégrante de notre quotidien. Mais justement, le fait de ne pas prendre le temps de planifier nos rencontres font que ces dernières ne mènent pas toujours aux résultats souhaités. Il faut donc souvent céduler UNE AUTRE rencontre pour terminer la discussion. D’où le fait qu’on est toujours en rencontre! Pour s’assurer d’avoir, à chaque fois, une rencontre d’équipe efficace, je vous propose donc de planifier vos réunions en complétant 3 activités et en assignant 6 rôles aux participants. 

 

3 ACTIVITÉS À FAIRE EN AMONT POUR UNE RENCONTRE EFFICACE

  1. Identifier l’objectif de votre rencontre 

Premièrement, avant même d’identifier qui sera invité ou quels sujets vous aborderez, identifier pourquoi vous souhaitez tenir cette rencontre. Quel est le résultat recherché? Qu’est-ce qui vous permettrait de dire que votre rencontre a été un succès? Cette étape est souvent prise pour acquis, ce qui fait que l’objectif de la rencontre n’est pas toujours 100 % clair pour tous. 

  1. Identifier pourquoi chaque participant est invité  

Il nous arrive souvent d’inviter les participants en fonction de la dernière rencontre ou en fonction de l’intérêt possible pour eux ou on invite tout le monde pour ne pas faire de jaloux. Selon l’objectif de la rencontre, il peut être pertinent d’inviter toute l’équipe. Toutefois, pour une rencontre d’équipe efficace, il est toujours nécessaire de réfléchir à la raison pour laquelle chaque participant est invité et à la contribution que nous souhaitons qu’il apporte à l’objectif de la rencontre. Ainsi, on maximise nos chances d’atteindre notre objectif et on évite de remplir les calendriers de tous. 

  1. Bâtir votre agenda à l’aide de questions à répondre  

Finalement, prenez en compte qu’un agenda avec des questions, plutôt que des thèmes, vous assure davantage de résultats, car il est clair qu’une réponse est attendue. Pour chaque question, clarifiez si le but est de prendre une décision, d’avoir une discussion pour générer des idées ou de communiquer de l’information. Généralement, les décisions à prendre seront décrites par des questions fermées. Tandis que, pour vos items où le but est de générer des idées, les questions seront ouvertes. Les items pour lesquels nous souhaitons communiquer de l’information pourront être autant des questions fermées quouvertes. Finalement, identifiez qui animera chaque item.   

Voici un exemple d’agenda : 

 

6 RÔLES À ASSIGNER POUR AUGMENTER L’EFFICACITÉ D’UNE RENCONTRE

L’objectif d’assigner des rôles, lors de nos rencontresest de se donner les moyens d’être efficaces. Ce qui implique de se donner des moyens d’oser interrompre quelqu’un qui parle trop longtemps. De ne pas avoir peur de dire les choses qui nous tracassent. Puis, de s’assurer de l’engagement de tous, de clarifier les résultats ainsi que les prochaines étapes. 

D’ailleurs, selon le nombre de participants à votre rencontre, plusieurs personnes peuvent jouer le même rôle ou plusieurs rôles peuvent être joués par la même personne. Je vous invite à les assigner aux participants en amont de la rencontre, soit en même temps que vous leur envoyez l’agenda. Ces rôles devraient vous permettent d’avoir une rencontre d’équipe efficace.  

Rôle 1 : LE DÉCISIONNAIRE 

La personne qui aura ce rôle aura la responsabilité de s’assurer qu’une décision soit prise pour tous les items où une décision est à prendre. Il s’assurera que les décisions soient claires pour tous les participants et prendra en note celles-ci. Si après discussion, le groupe n’arrive pas à prendre une décision malgré tout, cette personne demandera au groupe le plan d’action/prochaines étapes pour arriver à une décision. 

Rôle 2 : L’ÉLÉPHANT DANS LA SALLE 

La personne qui jouera ce rôle s’assurera que les gens disent réellement  ce qu’ils pensent. Il aura la responsabilité d’être à l’écoute des  inconforts pour pouvoir nommer les non-dits ou inviter les gens concernés à exprimer les non-dits. Pour y arriver, il pourra utiliser des questions ouvertes, telles que  «Quels sont les obstacles? », « Qu’est-ce que cela nous empêche de faire? », « Quelles sont les conséquences potentielles? », « Qu’avons-nous fait par le passé qui serait à changer? » 

Rôle 3 : LE GARDIEN DU TEMPS ET DU FOCUS 

La personne qui aura ce rôle aura 2 responsabilités, soit celle de suivre le temps et celle de recentrer les discussions vers l’objectif. Trop souvent, les discussions débordent du temps alloué. Bien qu’à certains égards cela soit nécessaire, cela ne devrait pas arriver la majorité du temps, si les agendas sont bien planifiés. Cette personne avisera le groupe que le temps est écoulé. Il s’assurera également que le focus de la discussion est centré sur l’objectif à atteindre. Lorsque des personnes divaguent sur d’autres sujets ou monopolisent la discussion, cette personne aura la responsabilité de le souligner. 

Rôle 4 : LE VOTE 

La personne qui aura ce rôle s’assura d’obtenir un positionnement de chacun des participants quant aux décisions prises. Il force le positionnement en demandant de voter, avec la main levée, en identifiant, avec le nombre de doigts, l’accord de chacun. 5 doigts levés indiquent un accord fort avec la décision prise. 1, 2 ou 3 doigts indiquent un accord faible, peu convaincu ou mitigé. Cette personne s’assurera que les participants qui votent 1, 2 ou 3 doigts partagent leur point de vue avant de conclure sur la décision. En faisant ainsi, cette personne s’assure de l’engagement de tous dans les décisions prises, influençant certainement la mise en action. 

Rôle 5 : LE CHALLENGER 

La personne qui jouera ce rôle aura plusieurs responsabilités. D’abord, il sera responsable de proposer une troisième option ou une question ouverte pour élargir les horizons, lorsque l’équipe tourne en rond. Cette personne s’assurera également d’interpeller les gens silencieux pour assurer la participation de tous. Enfin, à la fin de la rencontre, il fera un retour sur la rencontre en demandant aux participants ce qui a bien été et ce qui a moins bien été. Bref, son rôle est d’assurer un processus de rencontre efficace et d’identifier les leçons apprises. 

Rôle 6 : LE SOLIDAIRE DANS L’ACTION 

La personne qui aura ce rôle sera responsable d’une tâche qui est souvent oubliée ou précipitée à la fin des rencontres. Cette personne devra s’assurer que le groupe prend le temps de définir les rôles et responsabilités pour chaque décision prise ou action à faire. En faisant ainsi, on clarifie « qui »« quoi »« quand » et « comment » on mettra en place ce qui a été décidé. Cette personne aura également la responsabilité de collecter les notes des autres à la fin de la rencontre. Ensuite, il en fera un document résumé de la rencontre, qu’il enverra à tous les participants. 

Pour terminer, je vous invite à attribuer les rôles à tour de rôle pour éviter que la même personne joue toujours le même rôle. Au début, il peut être pertinent d’imprimer chaque rôle sur un carton lors des rencontres afin que tous soient encouragés à jouer son rôle et encourage ses collègues à jouer le leur. Le fait que chaque participant ait un rôle concret à jouer au sein de la rencontre contribuera ainsi à assurer la participation active de tous. Je vous souhaite donc que votre prochain rencontre d’équipe soit efficace, tout comme les suivantes! 

Bonnes rencontres!

 

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