5 trucs pour que vos équipes soient efficaces en télétravail

Chez o2 Coaching, toute l’équipe travaille à distance, en temps normal. Une situation comme le Covid-19 nous impacte donc un peu moins au niveau de notre organisation du travail. Puis, dans le but de partager ce que nous avons appris sur comment faire en sorte d’être productives et engagées dans ce type d’environnement, nous avons décidé de recueillir tous nos trucs permettant aux équipes d’être efficaces en télétravail. 

1- Utiliser des outils en ligne qui vous faciliteront la tâche 

Chez o2, nous utilisons l’outil microsoft Teams pour assurer une communication fluide entre tous les membres de notre équipe. Cet outil nous permet d’ailleurs d’éviter d’envoyer des courriels à nos collègues pour une question rapide. On garde donc plus les courriels pour des sujets plus longs ou pour des approbations.  

Pour nos rencontres d’équipe, nous utilisons Zoom, qui nous permet de faire une rencontre à plusieurs, comme si nous étions tous ensemble, grâce à la vidéoconférence.  

Pour le partage des documents, nous utilisons SharePoint, qui nous permet de travailler tous en même temps sur un même document, donc nous n’avons pas besoin de nous « timer » à savoir qui est dans le document. 

2- Planifier des rencontres de suivi et communiquer plus souvent 

Pour s’assurer que tout le monde possède tout ce dont il a besoin pour avancer dans son travail, des rencontres de suivi en équipe sont à prévoir. Chez o2, nous avons deux rencontres avec toute l’équipe par semaine, ce qui nous permet d’adresser les dossiers qui concernent tous les membres de l’équipe et de demander de l’aide sur les points qui nous posent problème pour avancer. Cela nous permet aussi de souligner les bons coups! Ce qui jouera définitivement sur le moral des troupes. En n’étant pas physiquement ensemble, il ne faut surtout pas oublier que la dynamique d’équipe compte quand même. 

Puis, lorsque nécessaire, d’autres rencontres sont ajoutées en plus petit comité, pour régler des questions à propos d’un sujet en particulier, qui ne concerne pas nécessairement toute l’équipe.  

Établir un agenda précis d’une rencontre permet aussi aux membres qui seront présents de se préparer et d’être plus en mesure d’interagir et donner leurs avis durant la rencontre. De notre côté, avant chaque rencontre, lorsque l’une de nous a besoin de l’avis des autres, nous avons toutes les informations avant la rencontre pour que nous puissions avoir des discussions à valeur ajoutée lors de la rencontre.  

3–   Établir des objectifs clairs 

En ayant tout le monde à la maison, en télétravail, il faut changer son état d’esprit et se dire que l’important est que les livrables importants soient livrés, pas que des heures précises soient accomplies. Pendant vos rencontres d’équipe, il est donc important de clairement mentionner ce qui est attendu de chacun des membres et dans quel délai. Cela permet à chacun des membres de savoir ce qui est à faire et chacun peut donc ajuster son agenda en fonction des attentes. On évite aussi que des dossiers soient oubliés.  

4– Pratiquer l’écoute active 

Pour faire en sorte que le télétravail soit une réussite dans votre équipe, il faut s’assurer que chacun des membres de l’équipe écoute activement ses collègues lors des rencontres, car sinon ça peut devenir rapidement chaotique. En s’écoutant, on est notamment beaucoup plus productif. Prenez donc l’habitude d’écouter réellement vos collègues durant les rencontres et d’attendre votre tour pour apporter vos points. Vous pouvez aussi à la fin de la réunion, demandez à chacun des membres ce qu’il a retenu de la rencontre et ses priorités suite à cette rencontre. Cela permettra de s’assurer que chacun participe activement à la rencontre, comme chacun devra réévaluer ses priorités en fonction des points apporter par les autres. 

5- Soyez flexible 

Si vous n’avez pas l’habitude de permettre le télétravail dans vos équipes, vous aurez besoin d’ajustements. Vos premières rencontres seront peut-être plus laborieuses et moins productives, mais l’important est de se demander, à chaque fois, comment la rencontre aurait pu mieux aller. Chez o2, après pratiquement chaque rencontre, nous prenons quelques minutes pour identifier ce qui a bien été et ce qui aurait pu être amélioré. Cela nous permet de continuellement nous améliorer.  

Puis, soyez conscient que les membres de votre équipe ne répondront pas dans la minute près suite à l’envoie d’un courriel. Il est peut-être concentré sur une autre tâche plus importante et vous n’êtes pas au courant simplement parce qu’il n’est pas à côté de vous pour vous le dire. Soyez donc indulgent et clarifiez plutôt vos attentes en termes de ce qui doit être accompli et suivez l’avancement.  

Bref, le télétravail peut être encore plus productif et efficace que de travailler du bureau, il faut simplement changer sa façon de voir certains aspects du travail et s’équiper des bons outils pour y arriver. D’ailleurs, la situation à laquelle nous faisons face actuellement est un très bon exercice pour vous demander si votre équipe est agile, si elle peut s’adapter à plusieurs situations et comment elle pourrait l’être plus.