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4 étapes essentielles pour donner du feedback à vos employés

Combien de gestionnaires m’ont dit que ce n’était pas naturel pour eux de donner du feedback, même lorsqu’il est positif. J’ai souvent entendu « comme je n’en ai pas reçu beaucoup moi-même, je n’ai pas appris à en donner ». Et pour le feedback négatif, ils s’efforcent à remettre leurs commentaires, en se sentant mal à l’aise, avec la peur de blesser ou en faisant fi de son impact. Pour d’autres, donner du feedback positif est facile et naturel, gratifiant et sert à mobiliser au quotidien. Dans tous les cas, donner du feedback d’impact sur un comportement à modifier, demande une dose d’agilité. Il y a plusieurs modèles de feedback que vous connaissez possiblement. Mon intention, avec ce texte, est de m’éloigner d’une approche où le feedback est remis de façon unidirectionnelle pour plutôt tendre vers une conversation, pour ouvrir une discussion qui peut créer le changement. Je vous propose 4 étapes pour y parvenir.

 

1-Définissez votre intention 

D’abord, quand vous remettez un feedback, la première étape essentielle m’apparaît de se demander ‘’quelle est mon intention’’? Est-ce que je souhaite renforcer un talent chez mon employé? Est-ce que je souhaite générer une prise de conscience? Ou permettre d’ouvrir une discussion sur une piste de développement, un changement ou un réalignement de performance? Quel est votre intention pour vous, pour l’autre, pour votre relation? Définir votre intention vous permettra d’avoir un focus clair sur ce que vous souhaitez atteindre avec votre conversation et par le fait-même teintera votre communication.

Un coaché me partageait récemment qu’un de ses employés avait tendance à réagir négativement lorsque ses clients lui adressaient des changements d’échéanciers sur ses projets. Il l’a entendu se plaindre aux membres de l’équipe et en parler pendant plusieurs jours, impactant par le fait même le climat de travail. Le gestionnaire en question n’avait pas l’intention d’aborder son employé puisque selon lui, c’était ‘’sa personnalité et à l’âge qu’il avait, cela n’allait pas changer, il ne servait donc à rien de le blesser inutilement’’. Après notre conversation, en se connectant à son intention de permettre à cet employé de mieux composer avec le stress et tout en contribuant à sa dynamique d’équipe, ce gestionnaire avait une toute autre perspective des bénéfices que pouvait apporter un feedback.

 

2-Créez l’ouverture et demandez la permission

Pour donner un feedback d’impact, l’ouverture et la confiance m’apparaissent des clés de succès à la base de votre intervention. Si notre employé n’est pas dans une bonne journée, si ce n’est pas le bon moment, nous n’avons pas les conditions qui permettront de créer la réceptivité nécessaire. Mettez-vous à sa place et soyez sensible au contexte. Est-ce le bon moment? Je vous propose aussi de commencer votre feedback en demandant une permission, par exemples : Est-ce que tu me permets de te donner du feedback? Est-ce que je peux te partager une observation? En répondant à l’affirmative, votre employé vous ouvre la porte pour accueillir vos propos et peut se mettre plus facilement en position d’ouverture.

 

3-Présentez les faits pour ouvrir une discussion

Présenter les faits est à la base du feedback. Pour moi, les faits incluent l’information factuelle tout comme l’information sur le ressenti. Par exemple, on observe ou on constate de l’information factuelle telle que des retards, des absences ou des erreurs notées. Une information sur le ressenti pourrait, pour sa part, inclure le ton utilisé, la perception que vous avez eue, l’impact perçu sur le climat d’équipe, ... En abordant le ressenti et les perceptions, la nuance est de mise pour ne pas glisser dans le jugement. Et comme il s’agit d’interprétation, je vous propose de demeurer dans un espace d’exploration et de discussion. Par exemple, ‘’j’ai eu l’impression que, j’ai senti que’’… la validation de la perspective de l’autre devient alors une partie des faits aussi.

Si je reprends l’exemple ci-dessus, après avoir demandé la permission, le gestionnaire a abordé son employé en nommant ‘’j’ai remarqué que lorsque des clients font des changements à l’échéancier, tu en parles à tes collègues sur un ton contrarié et j’ai donc l’impression que c’est irritant pour toi. Comment tu perçois ça?’’ Il a par la suite poursuivi avec des questions ouvertes qui lui ont permis de comprendre la perspective de son employé et le stress que lui générait la situation. Il a amené la discussion vers des solutions en posant des questions telles que ’’que peux-tu faire pour te sentir mieux quand une telle situation arrive? Que peux-tu mettre en place pour gérer ce stress et te sentir allégé? Comment puis-je te supporter?’’

Un tel feedback devient une opportunité pour créer une discussion ouverte qui permettra, à vous et à votre employé, d’apprendre et d’apporter des solutions ou de la clarté pour le futur.

 

4-Explorez plutôt que blâmez 

La posture que vous adoptez lorsque vous adressez votre feedback est-elle celle de blâmer, de chercher un coupable, des excuses, de culpabiliser l’autre ? Repensez à votre ton utilisé, qui parfois traduit un blâme même sans que nous en soyons conscients. Blâmer génère de la fermeture, l’autre se sentira attaqué et réagira sur la défensive ou en retrait pour se protéger (réaction ‘’fight, flight or freeze’’). Pas très optimal. La posture d’exploration permet au contraire de réellement s’attarder pour comprendre ce qui se passe pour l’autre, sa perception, son contexte, ses faits, son ressenti, son expérience. Une telle exploration, curieuse et bienveillante vous permettra de demeurer plus facilement dans l’ouverture et mettra toutes les chances de votre côté pour favoriser des prises de conscience et des engagements chez votre employé afin d’évoluer.

 

Mon intention est de vous permettre de passer de la théorie à la pratique. Me permettez-vous un feedback? Si vous reprenez une conversation de feedback récente que vous avez eu et qui n’a pas eu l’impact désiré, en quoi ce résultat peut-il être le reflet (ou non) de la façon dont vous l’avez abordé? Qu’auriez-vous pu faire autrement? Que pourriez-vous mettre en pratique dès votre prochain feedback?

 

Je vous souhaite de bonnes discussions! 

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