4 bénéfices à clarifier les rôles et responsabilités de votre comité de direction

Votre entreprise est en croissance? Vous engagez de nouveaux employés? Votre nombre de clients grandit de jour en jour? Si c’est votre cas, comme plusieurs PME au Québec, avez-vous pris le temps de clarifier les rôles et responsabilités de votre comité de direction? Car il arrive un moment dans la vie d’une entreprise où l’on ne peut plus se fier à comment on faisait avant. Que ce n’est plus possible que chacun touche un peu à tout. Jouer plusieurs rôles dans une PME est normal, mais il est aussi normal que ces rôles se définissent davantage lorsqu’on grandit. En effet, une définition claire des rôles et responsabilités permet d’éviter certains enjeux et d’atteindre plusieurs bénéfices. 
 

Clarifier les rôles et responsabilités de votre comité de direction pour éviter les pertes de temps

Lorsque les rôles et responsabilités ne sont pas clairs, les situations suivantes risquent de se produire plus souvent  :  

• Deux personnes accomplissent une même tâche, pensant que cela était leur responsabilité. 
• Deux personnes discutent et/ou se disputent afin d’identifier à qui revient la responsabilité. 
• Des frictions entre deux ou plusieurs personnes apparaissent, ne comprenant pas pourquoi l’autre personne est entrée sur son terrain de jeu. 
• Une tâche ou plusieurs tâches ne sont pas réalisées, car personne ne pensait que c’était dans sa responsabilité. 
• Deux personnes donnent des directives différentes à un employé, pensant que c’était sa responsabilité. 

Un manque de clarté des rôles amène de la confusion, une perte de temps et une perte d’énergie. Cela crée involontairement des opportunités propices à faire émerger des conflits et il y a donc encore plus de temps précieux qui est passé à discuter des mauvaises affaires. 

4 bénéfices d’avoir des rôles et responsabilités clairs  

1. Un gain en efficacité 

Si chacun a un rôle et des responsabilités définis, chacun se concentra sur les bonnes choses à faire. Cela réduira les doublons et le temps perdu à se demander c’est à qui de le faire. De plus, chacun connaîtra le terrain de jeu des autres, ce qui clarifiera à qui se référer au besoin. On évitera ainsi de perdre son temps. Chacun devrait d’ailleurs avoir ses indicateurs de performance, en fonction de son rôle et de ses responsabilités. De plus, comme chacun aura des responsabilités dédiées, il ou elle sera davantage enclin à consacrer du temps pour en optimiser l’efficacité.  

2. Une meilleure collaboration  

En ayant des rôles et responsabilités clairs, cela limite les chances d’interprétation de qui devrait être responsable de quelle tâche. Ce qui limite donc les opportunités de conflits. Ainsi, les gens travaillent mieux ensemble et sont plus enclins à la collaboration lorsque chacun comprend bien les rôles de part et d’autre. Les conversations se concentreront davantage sur comment chacun peut contribuer à la solution et aux idées, et non sur qui devrait le faire selon sa position hiérarchique. En ayant un rôle clair et des responsabilités dédiées, cela permet également à chacun de mieux comprendre sa contribution à l’organisation.  

3. Une meilleure couverture des responsabilités 

En clarifiant les rôles, vous évitez que certaines responsabilités tombent entre deux chaises, ce qui peut définitivement arriver si les rôles et responsabilités ne sont pas clairs. Avoir des rôles clairs signifie avoir un porteur clair pour chaque responsabilité, et donc nécessairement une personne imputable qui doit s’assurer de prendre en charge les tâches reliées à sa responsabilité. Les excuses, telles que : «je pensais que c’était la responsabilité de quelqu’un d’autre», n’ont plus lieu d’être si les rôles et responsabilités sont clairs et bien définis. 

4. Une implantation optimisée 

Lorsque chacun a des responsabilités dédiées, il est clair que l’implantation et le suivi sur celles-ci lui appartient. Il est donc plus probable que les projets soient mis en place, mesurés et suivis. Cela favorisera définitivement le développement d’une culture d’imputabilité. Il sera aussi beaucoup plus facile pour toute l’équipe d’assurer des suivis avec les bonnes personnes concernées.  

Conditions de succès 

Une fois les rôles et responsabilités clairs et bien définis, il faut s’assurer que chacun respecte son carré de sable. Il se peut que certaines responsabilités que vous aimiez faire à l’occasion ne soient plus dans votre terrain suite à la révision des rôles et responsabilités. Il faut donc être vigilant et s’arrêter si on s’apprête à faire une tâche parce qu’on en a envie. Ou au contraire, il faut être capable de dire non lorsqu’on vous demande de prendre une responsabilité qui n’est pas dans votre cour. Les exceptions existent, mais de façon générale, pour assurer l’atteinte des objectifs, chacun doit se concentrer sur son rôle. Une bonne pratique, et ce, même pour le comité de direction, est d’avoir des descriptions à haut niveau des rôles et responsabilités et un organigramme clair. Cela vous sera un outil fort utile pour assurer l’implantation des rôles et responsabilités. 

Bref, avoir des rôles et responsabilités clairs dans votre comité de direction permet de créer de la clarté. Chacun des membres du comité, mais aussi leurs équipes et l’ensemble de l’organisation seront mieux alignés. De cette façon, on sait exactement à qui s’adresser pour un sujet en particulier, on sait qui est responsable de quoi et on s’assure de faire les suivis avec les bonnes personnes. Et retenez que plus les responsabilités sont claires et bien définies, plus le sentiment d’imputabilité de chacun est renforcé!